Ao final do ano, as empresas precisam analisar os resultados conquistados ao longo do ano e definir os objetivos do próximo. E as escolas também estão incluídas nesse contexto. Muitas vezes, a maioria delas foca na parte pedagógica, mas nem todas fazem uma avaliação detalhada para criar o planejamento financeiro escolar.
O resultado disso é a falta de identificação de seus principais gargalos e dificuldades. Isso pode até colocar em risco a continuidade da instituição de ensino.
Embora imprevistos e mudanças sensíveis na economia possam ocorrer, é fundamental definir os objetivos para a sua escola no próximo ano, mantendo um crescimento saudável. Por isso, continue a leitura e veja por que é importante realizar um bom planejamento financeiro escolar e como fazer isso!
Importância do planejamento financeiro escolar
Hoje, o Brasil vive um verdadeiro boom de empreendedorismo. Até agosto de 2023 foram criadas mais de 2,7 milhões de novas empresas, segundo dados do Mapa das Empresas, projeto conjunto do Ministério do Desenvolvimento e do Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro).
Porém, dados recentes do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) apontam que 48% desses negócios encerram suas atividades em até três anos. E a falta de gestão eficiente é o segundo maior motivo para o fechamento de empresas no país.
Dessa forma, uma gestão eficaz é condição básica para a continuação de qualquer negócio, inclusive as escolas. E um bom planejamento financeiro é fundamental nesse processo, já que ele é responsável por otimizar o fluxo financeiro e ajudar a direcionar futuras tomadas de decisão pela instituição de ensino. Tudo isso garante uma aplicabilidade eficaz de recursos financeiros e pedagógicos disponíveis, mantendo a saúde financeira da empresa.
Como fazer o planejamento financeiro escolar?
Mesmo reconhecendo a importância de tal planejamento, muitas escolas não sabem como fazê-lo e, assim, não potencializam os seus resultados. Por isso, confira algumas etapas essenciais para fazer um bom planejamento financeiro em sua escola.
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Revise o orçamento definido no planejamento
O primeiro passo é revisar o orçamento e realizar um levantamento detalhado sobre a situação financeira da instituição de ensino: qual é o valor disponível em caixa, a taxa de inadimplência, se existem dívidas pendentes, obras na escola ou a possibilidade de demissões ou contratações inesperadas.
Ao ter uma visão mais completa sobre o seu orçamento, você pode realizar um controle mais eficiente de receitas e despesas, identificar gastos fixos e variáveis, identificar as áreas críticas que merecem mais atenção, antecipar necessidades financeiras, definir objetivos realistas, além de traçar estratégias e valores mensais para alcançar cada um deles.
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Defina metas para o planejamento financeiro escolar
O próximo passo é definir metas para o próximo ano. Para isso, é importante analisar dados financeiros de anos anteriores para que se faça uma estimativa de cenários futuros e, então, se analise potencialidades e riscos de cada um deles.
Ao identificar problemas na revisão do orçamento, você tem condições de definir quais são os objetivos prioritários para o próximo ano. Eles podem variar, dependendo da situação da escola: o aumento de estudantes matriculados, a revisão do plano pedagógico, a busca por novos fornecedores, o estabelecimento de novas parcerias ou ainda a redução das inadimplências e desistências, a reforma de espaços na escola, o investimento na formação de funcionários, entre outros exemplos.
Uma vez reconhecidos os pontos críticos e definidas as metas, um bom planejamento financeiro escolar precisa prever o monitoramento regular de despesas, a partir de um registro eficiente de todas as transações da instituição. Isso permite analisar os dados e verificar se ela está conseguindo cumprir o planejamento daquele ano, fazendo adaptações necessárias caso haja imprevistos e necessidades não identificadas inicialmente.
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Prepare relatórios para acompanhar o planejamento financeiro escolar
Esse tipo de relatório é fundamental para manter a organização da escola como um todo. Eles reúnem ferramentas indispensáveis para uma tomada de decisão assertiva, além de melhorar a gestão financeira e a prestação de contas aos investidores. É recomendado que esses documentos sejam organizados, objetivos escritos com uma linguagem transparentes.
Algumas informações contábeis clássicas reunidas em relatórios financeiros são: custos operacionais, balanço patrimonial, liquidez da empresa, resultados obtidos, entre outros exemplos.
Existem diferentes tipos de relatórios, tais como Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), baseado em princípios operacionais, financiamento e investimento; Demonstração de Resultado do Exercício (DRE); entre outros. É importante definir quais informações são imprescindíveis para os objetivos traçados e, assim, preparar os tipos de relatórios mais adequados para tais fins.
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Planeje o próximo ano fiscal
O fechamento do ano fiscal é crucial para garantir a saúde financeira de qualquer empresa. O ano fiscal, iniciado em 1º de janeiro e finalizado em 31 de dezembro, é um período com finalidades contábeis, durante o qual as empresas registram todas as suas atividades financeiras, devendo apurar e prestar contas de suas receitas.
Com os dados levantados neste fechamento, a escola consegue desenvolver insights estratégicos para o próximo ano, tanto do ponto de vista financeiro e contábil como também pedagógico. Ao realizar o planejamento do próximo ano fiscal, a empresa encontra falhas e oportunidades, definindo novos objetivos a partir de dados detalhados e sólidos.
Além de um relatório anual, todas as empresas brasileiras devem entregar os demonstrativos mensais. No planejamento financeiro para o próximo ano fiscal, é possível analisar fatores como os prós e contras de um possível novo enquadramento tributário e possíveis créditos tributários que podem ser resgatados.
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Controle de receita no planejamento financeiro e orçamentário
Controlar a receita é uma etapa básica do planejamento financeiro escolar. Este controle é feito a partir de processos como identificação de despesas fixas e variáveis, cálculo de estimativa de recebimento de valores (a partir de mensalidades, investimentos de sócios, parcerias e doações), levantamento de valores já recebidos e os que a escola deve receber, entre outros.
O controle de receitas deve ser feito com o apoio de um bom sistema financeiro, que permite a automatização de todas as atividades relacionadas ao fluxo de caixa, tornando o processo mais preciso e ágil, reduzindo erros que podem causar grandes prejuízos.
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Identificar áreas de investimento
A manutenção e a saúde financeira de uma empresa também se relacionam à correta identificação de áreas de investimento. A partir da identificação de falhas e de um bom controle de receitas, é possível ter dinheiro em caixa para se realizar alguns investimentos e, assim, destinar mais recursos e funcionários para aprimorar as áreas consideradas mais estratégicas ou urgentes.
Para isso, é essencial analisar as condições financeiras atuais, a fim de verificar se o colégio realmente tem recursos financeiros e humanos suficientes para alcançar os investimentos desejados.
No ambiente escolar, existem várias áreas essenciais nas quais é possível investir. Uma delas é a qualificação de funcionários, sobretudo os docentes. Se os estudantes precisam acompanhar as mudanças e novidades que ocorrem no mundo, com os professores não é diferente: eles devem estar atentos às necessidades e demandas dos estudantes ao longo do tempo. Isso pode ser feito a partir de cursos de especialização, workshops e palestras, além de boas condições de trabalho que os permite ter tempo para realizar tais cursos.
Outra área importante de investimentos em escolas são as melhorias na infraestrutura da instituição. Isso pode ocorrer em salas de aula, laboratórios, bibliotecas e espaços de convivência. Quando se fala no espaço físico, também é essencial considerar ferramentas de inclusão e acessibilidade como rampas, barras de apoio, banheiros adaptados e redes. Com um bom planejamento, diferentes áreas podem ser aperfeiçoadas ou reestruturadas, ainda que não ao mesmo tempo.
Os investimentos em tecnologia também são estratégicos e urgentes, a fim de contribuir com o processo de aprendizado, estimulando os estudantes com informações e ferramentas corretas de acordo com sua idade e etapa da vida escolar.
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Cortar desperdícios é fundamental no plano de ação financeiro escolar
Associado ao controle de receitas, é crucial que a instituição corte gastos desnecessários ou desperdícios. Isso é feito a partir de medidas como a redução do consumo de água, eletricidade e do consumo de materiais como copos plásticos, papéis, cartuchos de impressora e materiais de papelaria.
Nesses aspectos, o desperdício pode ser cortado a partir de processos como a realização de campanhas e materiais para conscientizar estudantes e funcionários sobre o uso racional de tais recursos. Além disso, a escola pode investir em equipamentos para reaproveitar a água da chuva e captar a energia solar para gerar energia. Também é possível investir em tecnologias para digitalizar alguns processos envolvendo documentos, o que reduz matéria-prima e o espaço ocupado por arquivos tradicionais.
Saiba mais sobre planejamento financeiro escolar!
Para estar à frente das escolas concorrentes em sua região, é necessário oferecer não só bons profissionais e planos pedagógicos, mas também manter a organização financeira da instituição.
O COC possui mais de 60 anos em educação de qualidade e reconhece a importância de realizar e manter um bom planejamento financeiro escolar. Isso permite o gerenciamento das finanças e a consequente potencialização dos resultados das instituições de ensino, além do cumprimento das metas definidas para curto, médio e longo prazo.
Se a sua escola ainda não é parceira COC, fale com um consultor para saber como podemos te ajudar a se organizar financeiramente e aprimorar os seus resultados financeiros e pedagógicos!
