Para administrar uma escola de maneira bem-sucedida, é necessário criar processos para organizar o dia a dia. Porém, é comum que gestores acabem perdidos no meio de muita papelada e burocracia, o que acaba atrasando o desenvolvimento da escola e a captação de novos estudantes no período de campanha de matrículas. Por isso, preparamos este artigo com várias dicas de como otimizar sua organização para diminuir a burocracia na escola. Vamos lá?
Planejamento é essencial!
A gestão escolar é um trabalho que exige atenção para várias áreas: pedagógico, pessoas, financeiro, marketing, entre outras. Portanto, um planejamento bem estruturado e a longo prazo é imprescindível. Isso porque ele vai nortear todas as suas ações, desde as maiores e que tomam mais tempo até as mais corriqueiras.
No início de cada semestre, separe um tempo para fazer esse planejamento não só pedagógico, mas de negócio. Ele deve considerar metas de captação de estudantes, lucro, orçamento para cada área, gestão de pessoas.
Depois de feito o planejamento macro, sente com a sua equipe para discutir os detalhes e metas de cada área, com datas e projeções mais específicas.
Assim, você terá o próximo semestre já mapeado e poderá escolher o melhor momento para lidar com as burocracias inevitáveis com mais tranquilidade, como impostos por exemplo.
Reveja os processos para diminuir a burocracia na escola
Com a correria do dia a dia, é bem comum que continuemos com processos já estabelecidos na nossa rotina. Porém, antes do período de matrículas começar, vale a pena revisitar os métodos e as burocracias que temos na escola.
Será que são necessários todos esses documentos para fazer uma matrícula? Há a necessidade de lidar com cartório nesse momento? Os arquivos precisam ser organizados dessa forma?
Todas essas perguntas são importantes para que analisemos o que realmente é importante para agilizar a rotina da escola e dos seus colaboradores e o que acabou apenas se consolidando com o passar dos anos e nunca foi revisto.
Acredite: essa atitude pode te poupar bastante tempo no dia a dia.
Mantenha sempre a organização
Depois de entender quais processos e documentos devem realmente permanecer na sua escola, é hora de organizá-los. Certifique-se de que a sua equipe esteja bem treinada para trabalhar com eles e manter essa organização.
Para isso, prefira utilizar a tecnologia e armazenar seus documentos numa nuvem. Isso te poupa espaço e garante que todos que precisem acessá-los saibam onde tudo está.
Pode não parecer à primeira vista, mas uma equipe bem-organizada chama muito a atenção da família dos novos estudantes da sua escola.
Não negligencie a boa comunicação
Investir em comunicação, tanto dentro da escola quanto com os estudantes e suas famílias, é super importante para diminuir a burocracia. Isso porque, com uma comunicação clara, planejada e assertiva, você evita a necessidade de repetir comunicados e diminui a chance de mal-entendidos entre a comunidade escolar.
Por isso, vale a pena apostar em uma ferramenta de comunicação digital, tanto para compartilhar informações com as famílias e estudantes quanto para enviar avisos para a sua equipe. Essas soluções são bem melhores do que os tradicionais bilhetinhos na agenda, que podem se perder com o tempo.
Use a tecnologia a seu favor
Fica muito mais fácil realizar todos esses passos que citamos anteriormente usando a tecnologia. Um exemplo de ferramenta que vai ajudar a aumentar consideravelmente a eficiência da sua escola e, consequentemente, captar mais estudantes é a Agenda Digital do COC.
Com ela, é possível deixar toda a organização do semestre já preparada no calendário; se comunicar com os estudantes e seus familiares de maneira super simples, com comunicados, fotos, vídeos e até enquetes; armazenar e organizar documentos e até criar um diário de turma com todos os estudantes.
Outra função muito bacana que vai te ajudar a diminuir a burocracia na escola é a de pagamentos. Com ela, é possível cobrar e receber os pagamentos dos pais dos seus estudantes direto pela plataforma, sem a necessidade de lidar com dinheiro vivo, recibos ou notas fiscais impressas. Super fácil, né?
Pode contar com o COC para impulsionar a gestão da sua escola! Para saber mais, basta entrar em contato com um dos nossos consultores.
